De ce trebuie să țineți cont atunci când scrieți e-mailuri profesionale – Evitați mailurile irelevante – Scrieți persoanei corecte – Salutul corect – Individualitate
Atunci când scrieți un e-mail privat, aproape că nu există reguli. Dar dacă scrieți un e-mail oficial, trebuie să respectați anumite reguli.
Scrieți o scrisoare oficială atunci când
- scrieți-i profesorului dumneavoastră
- contactați o companie pentru a obține informații, de exemplu
- scrieți o demisie sau o retractare
- solicitați un loc de muncă
Deci, de fapt, ori de câte ori nu vă adresați corespondența prietenilor sau membrilor familiei.
Ce este Betreff / Subiect
Subiectul unui e-mail este plasat în câmpul extra subject. Acesta este primul lucru pe care îl vede destinatarul. Aici ar trebui să rezumați conținutul e-mailului dvs. în mod concis și precis. Subiectul trebuie să fie cât mai scurt posibil, în unele cazuri este suficient un singur cuvânt. Se mai poate numi si TITLU.
Exemplu:
- Cerere
- Felicitare
- Anulare
- Anulare (număr de client 1234567890)
- Teme pentru acasă Matematică 8a
Salutul într-un e-mail
Formulați salutul așa cum ați face-o într-o scrisoare. Dacă vă adresați unei anumite persoane, trebuie să începeți cu: Stimată doamnă / Stimate domnule…. Dacă destinatarul are un titlu, cum ar fi profesor sau doctor, această abreviere trebuie să fie inclusă în salut. Dacă îi scrieți unui profesor, puteți folosi și forma mai relaxată Buna ziua / Bună dimineața / Bună seara.
Dacă nu cunoașteți destinatarul e-mailului dumneavoastră, începeți cu “Stimate domnule sau doamnă”.
Conținutul e-mailului
Textul unui e-mail ar trebui să fie formulat în mod similar cu cel al unei scrisori. Asigurați-vă că scrieți propoziții complete și că nu folosiți argoul. De asemenea, zâmbetele și emoticoanele nu își au locul într-un e-mail oficial!
Asigurați-vă că solicitarea dumneavoastră este clară, formulând fie o întrebare concretă, fie un mesaj.
- Utilizați propoziții complete
- Evitați dialecte
- fără smileys sau emoticoane
- întrebare sau mesaj concret
Formatarea unui e-mail
Pentru ca e-mailul dvs. să aibă un aspect îngrijit, folosiți un font simplu. Dimensiunea fontului trebuie să rămână aceeași, iar spațierea între rânduri trebuie să fie simplă.
Separați secțiunile de conținut cu paragrafe pentru a face textul mai clar.
- font simplu
- font de culoare neagră
- aceeași dimensiune a fontului
- o singură spațiere între rânduri
Formula de salut a unui e-mail de încheiere
La sfârșitul unui e-mail se scrie un salut sau o formulă de încheiere. Această formulă de încheiere este fixă și aproape întotdeauna se citește “Cu stimă, Cu respect, Toate cele bune”.
Cel mai bine este ca numele dumneavoastră să fie urmat de datele dumneavoastră, adică adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. Puteți crea o semnătură pentru a nu mai fi nevoit să introduceți mereu aceste informații.