Cel târziu în prezent, este disputat din punct de vedere juridic dacă un fost angajator este obligat să șteargă avertismentele din dosarul personal după încheierea contractului de muncă. Având în vedere cerința de ștergere prevăzută de GDPR, Tribunalul Superior al Muncii din Baden-Württemberg a ajuns la o concluzie diferită de cea a Tribunalului Superior al Muncii din Saxonia.
Un fost angajat are dreptul de a obține ștergerea avertismentelor din dosarul său personal. Cel puțin aceasta este opinia Tribunalului regional de muncă (LAG) din Baden-Württemberg, care a dat dreptate la sfârșitul lunii iulie fostului stagiar al unei săli de fitness (hotărârea din 28 iulie 2023, Ref. 9 Sa 73/21).
Angajatul primise o mențiune în dosarul său personal prin care era acuzat de fraudă. Acesta ar fi dat ore de lucru incorecte și a primit avertismentul de la un acționar al studioului, care s-a identificat ca fiind “proprietarul”. După terminarea stagiului de pregătire, acesta a scris unui avocat pentru a solicita “retragerea acuzației” din dosar, precum și informații despre datele sale personale și transferul dosarului său personal. Fără succes. A urmat o acțiune în fața instanței de muncă și, în cele din urmă, un recurs la Tribunalul Superior al Muncii.
Se aplică GDPR?
Angajatorul a susținut anterior că Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) nu se aplică dosarului personal al studioului de fitness, deoarece acesta era disponibil doar pe suport de hârtie. Instanța a trebuit să clarifice faptul că un dosar pe hârtie poate fi, de asemenea, un “sistem de arhivare” în sensul GDPR. Un sistem de dosare este orice colecție structurată de date – nu doar cele digitale. Atâta timp cât dosarul este structurat în același mod și în funcție de anumite criterii (aici: nume, prenume, număr de personal), o cutie de dosare intră, de asemenea, în domeniul de aplicare al GDPR.
În plus, nu există un număr minim explicit de fișiere pentru a putea vorbi de un fișier în conformitate cu GDPR. Instanța concluzionează că două fișiere sunt suficiente dacă se pot adăuga potențial mai multe.
Prin urmare, angajatorul nu a putut să se sustragă de la răspunderea prevăzută de GDPR. Potrivit instanței, acest lucru include și persoana care s-a autodenumit “operator” pe scrisoarea de avertizare, atâta timp cât aceasta era responsabilă de luarea deciziilor privind prelucrarea datelor.
Dreptul la anulare
Tribunalul de primă instanță pentru cauze de muncă a respins radierea. Potrivit instanței, reclamantul nu avea nevoie de protecție juridică, deoarece între timp fusese finalizată formarea profesională. Astfel, interesul în radiere nu era dat per se și reclamantul nu declarase niciun interes special în afară de acesta. Cu toate acestea, GAL a adoptat acum un punct de vedere diferit.
Acesta a constatat că avertismentele sunt, de asemenea, date cu caracter personal, deoarece conțin informații despre anumite tipuri de comportament ale reclamantului. Acestea ar servi, în primul rând, la avertizarea angajatului cu privire la o potențială concediere – un scop care este îndeplinit în mod fundamental odată cu încetarea raportului de muncă. Acest lucru înseamnă că avertismentele “nu mai sunt necesare” în conformitate cu secțiunea 17 din RGPD și, prin urmare, trebuie șterse la cerere.
Abaterea de la alte jurisprudențe
Astfel, LAG susține exact contrariul instanței inferioare și, mai ales, al unei alte instanțe regionale de muncă – LAG Saxonia. Această instanță s-a pronunțat, de asemenea, într-un caz similar în martie 2023, dar a susținut, de asemenea, că dosarul fusese soluționat și că, prin urmare, reclamantul nu avea nevoie de protecție juridică (LAG Saxonia, hotărârea din 31 martie 2023, Ref. 4 Sa 117/21). Acesta face trimitere la jurisprudența Curții Federale a Muncii. Cu toate acestea, aceasta nu consideră că GDPR se aplică dosarelor pe suport de hârtie. Din cauza acestei abateri a fost depus un așa-numit recurs în divergență. Recursul este în prezent în curs de soluționare la Curtea Federală a Muncii.